Qué es el DeCA y qué cambia desde el 5 de octubre de 2026
El DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) es el documento digital que acredita determinados servicios de transporte público de mercancías por carretera en España.
No se trata de una obligación completamente nueva. El documento de control administrativo ya existía, pero la normativa cambia la forma en la que debe gestionarse. A partir del 5 de octubre de 2026 deberá ser necesariamente digital.
Para transportistas, cargadores y operadores logísticos, el cambio supone pasar de una gestión tradicional del documento de control a un sistema en el que la información debe generarse, conservarse y estar disponible electrónicamente.
En esta guía explicamos qué es el DeCA, cuándo será obligatorio, a qué transportes afecta, qué requisitos debe cumplir y cómo pueden prepararse las empresas de transporte para el cambio.
¿Qué es el DeCA en transporte?
El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo utilizado para acreditar determinados transportes sujetos a la obligación de disponer de documento de control.
Su función es identificar los datos esenciales de una operación de transporte y permitir que puedan consultarse cuando sea necesario.
Entre otros datos, el documento recoge información como:
- El cargador contractual
- El transportista efectivo
- El origen y el destino del envío
- La naturaleza y el peso de la mercancía
- La fecha del transporte
- La matrícula del vehículo
El documento de control no nace en 2026. Ya estaba regulado por la Orden FOM/2861/2012.
La novedad es su digitalización obligatoria. La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, establece que el documento deberá ser necesariamente electrónico a partir del 5 de octubre de 2026.
Por tanto, el cambio no consiste simplemente en convertir un documento en papel en un PDF. El DeCA debe generarse de forma nativa digital y cumplir una serie de requisitos técnicos que permitan garantizar su disponibilidad y trazabilidad.
¿Cuándo será obligatorio el DeCA digital?
El 5 de octubre de 2026 es la fecha clave.
A partir de ese día, el documento de control administrativo regulado para determinados transportes públicos de mercancías por carretera deberá gestionarse necesariamente en formato electrónico.
La Resolución de 5 de junio de 2026 concreta además cómo debe generarse y gestionarse este documento.
El fichero debe crearse antes del inicio efectivo del servicio a partir de los datos almacenados en una aplicación informática. El sistema también debe registrar la fecha y hora de creación y, cuando corresponda, las modificaciones posteriores.
Esto obliga a las empresas a revisar no solo el formato del documento, sino también el proceso utilizado para generarlo, almacenarlo y ponerlo a disposición del conductor.
¿A qué transportes afecta el DeCA?
La obligación está vinculada principalmente a los transportes interiores sujetos al documento de control administrativo.
Esto incluye los transportes cuyo origen y destino se encuentran dentro del territorio español y las operaciones de cabotaje realizadas en España.
Los transportes internacionales tienen un tratamiento diferente, ya que utilizan los documentos de control previstos en los convenios internacionales correspondientes.
La normativa también contempla algunas excepciones, entre ellas:
- Determinados transportes para los que no es necesario un título habilitante
- Las mudanzas
- Determinados transportes de vehículos averiados o accidentados
- Algunos servicios de paquetería con bultos reducidos fácilmente manipulables
Por ello, antes de determinar qué documentación necesita una operación concreta, es necesario identificar qué tipo de transporte se realiza y qué normativa le resulta aplicable.
¿Quién es responsable del DeCA?
En esta obligación intervienen especialmente dos figuras.
Cargador contractual
Es la persona física o jurídica que contrata directamente la realización del transporte con el transportista efectivo.
Transportista efectivo
Es quien realiza materialmente el servicio de transporte.
La normativa atribuye responsabilidades relacionadas con el documento de control tanto al cargador contractual como al transportista efectivo.
Por este motivo, la adaptación al DeCA no afecta únicamente al conductor. También puede implicar a departamentos de tráfico, administración y logística, así como a las empresas que contratan directamente los servicios de transporte.
¿Qué requisitos debe cumplir el DeCA?
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece las principales características técnicas que debe cumplir el documento electrónico de control y el sistema utilizado para generarlo.
Debe generarse antes del transporte
El DeCA debe estar creado antes del inicio efectivo del servicio. El sistema utilizado tiene que registrar la fecha y hora de creación para dejar constancia de cuándo se generó el documento.
Si durante el transporte es necesario modificar algún dato, el sistema también debe conservar la trazabilidad de esos cambios.
Debe ser nativo digital
El documento debe generarse directamente a partir de datos estructurados almacenados en una aplicación informática. No es suficiente crear un documento en papel, escanearlo posteriormente y utilizar esa imagen como DeCA.
El objetivo es que la información forme parte de un proceso digital desde su origen y pueda gestionarse de forma trazable.
Debe estar en formato PDF
El DeCA debe generarse en formato PDF nativo digital y no puede superar los 5 MB.
Este PDF es el documento que debe quedar almacenado y disponible para su consulta durante el servicio y durante el periodo de conservación establecido.
Debe incluir un código QR
El documento debe incorporar un código QR que permita acceder al fichero electrónico asociado al transporte.
Este código facilita que, durante una inspección, pueda localizarse rápidamente el documento correspondiente sin depender de búsquedas manuales o archivos enviados por otros canales.
Debe disponer de una URL única
Cada DeCA debe estar asociado a una URL específica y única mediante HTTPS.
La dirección debe permitir acceder al documento correspondiente y descargar directamente el PDF durante el transporte, sin exigir procesos adicionales que dificulten su consulta.
Debe conservarse durante al menos un año
El cargador contractual y el transportista efectivo deben poder conservar o acceder al documento electrónico durante un mínimo de un año.
Esto implica que la documentación no puede quedar disponible únicamente mientras el transporte está en curso. El sistema utilizado debe permitir recuperarla posteriormente si es necesario realizar una consulta, revisión o comprobación.
¿Hay que llevar el DeCA en el camión?
El conductor debe disponer de la documentación antes de comenzar el servicio.
Puede llevarla:
- Como copia electrónica accesible desde un dispositivo móvil
- Como copia impresa en papel
En ambos casos debe aparecer el código QR correspondiente.
El conductor también puede disponer únicamente del QR como fichero independiente.
Por tanto, que el documento de control deba generarse electrónicamente no significa que esté prohibido llevar una copia impresa en el vehículo.
Durante una inspección, el conductor podrá mostrar el documento con su QR o facilitar directamente el código QR para acceder al PDF.
¿Es obligatorio firmar el DeCA?
No.
La normativa no establece la firma como requisito general para la validez del documento de control administrativo.
Esto debe diferenciarse de otros documentos de transporte que pueden tener requisitos distintos cuando cumplen una función contractual.
Cómo prepararse para el DeCA
Antes del 5 de octubre, las empresas deberían revisar tres aspectos básicos.
1. Identificar qué transportes están sujetos al documento de control
No todos los servicios tienen las mismas obligaciones documentales.
El primer paso es determinar qué operaciones de la empresa requieren DeCA.
2. Revisar cómo se genera actualmente la documentación
Si el proceso depende todavía de documentos en papel, escaneos o archivos creados manualmente, será necesario adaptarlo a los requisitos del documento electrónico.
3. Garantizar el acceso del conductor
El conductor debe disponer de la documentación antes de comenzar el servicio y poder mostrarla durante una inspección.
La herramienta utilizada debe funcionar, por tanto, tanto desde el punto de vista administrativo como desde la carretera.
¿Cómo ayuda Kaira Driver a cumplir con la normativa del DeCA?
La digitalización de la documentación permite reducir procesos basados en papeles, fotografías, correos electrónicos y documentos difíciles de localizar durante una operación.
Con Kaira Driver, el transportista puede trabajar con el eCMR en formato digital y mantener la documentación vinculada al servicio de transporte.
Kaira Driver genera eCMR y cumple con la normativa del DeCA, lo que permite integrar la documentación digital dentro de la operativa habitual del transportista.
Así, la información del transporte puede gestionarse desde un mismo flujo digital y estar disponible cuando se necesita.
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Preguntas frecuentes sobre el DeCA
¿Qué transportes tienen que utilizar el DeCA?
Afecta principalmente a los transportes interiores de mercancías por carretera y a las operaciones de cabotaje sujetas al documento de control. La normativa contempla algunas excepciones según el tipo de servicio.
¿Qué debe llevar el conductor durante una inspección?
El conductor puede mostrar una copia electrónica, una copia impresa con código QR o el propio QR como fichero independiente. La documentación debe estar disponible antes de iniciar el transporte.
¿Es válido escanear un documento en papel y usarlo como DeCA?
No. El DeCA debe generarse de forma nativa digital a partir de datos almacenados en una aplicación informática.
¿Cuánto tiempo debe conservarse el DeCA?
El cargador contractual y el transportista efectivo deben poder conservar o acceder al documento durante al menos un año. El sistema utilizado debe permitir recuperar esa documentación durante ese periodo.
¿Cómo puede prepararse una empresa para el DeCA?
Conviene revisar qué operaciones están sujetas al documento de control y cómo se genera actualmente la documentación. También hay que garantizar que el conductor pueda acceder a ella cuando la necesite.
Del documento de control a una gestión digital del transporte
El 5 de octubre de 2026 marca un cambio importante en la gestión documental del transporte de mercancías por carretera en España.
A partir de esa fecha, el documento de control deberá generarse y gestionarse electrónicamente, mantenerse accesible durante el servicio y poder verificarse cuando sea necesario.
Para transportistas y empresas logísticas, el cambio va más allá de sustituir el papel por un PDF. Supone integrar la documentación en procesos digitales capaces de reducir tareas manuales, mejorar el acceso a la información y facilitar el cumplimiento normativo.
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